Phần Mềm PaperStream Cho Máy Scan Ricoh
PaperStream là công nghệ xử lý hình ảnh tiên tiến do PFU (thuộc tập đoàn Ricoh) phát triển, tích hợp trong các dòng máy scan như fi Series và ScanSnap. Giải pháp này giúp nâng cao chất lượng tài liệu số hóa, đáp ứng yêu cầu chuyên nghiệp trong các lĩnh vực như kế toán, y tế, ngân hàng, hành chính công…
Giải pháp xử lý tài liệu với phần mềm PaperStream của Ricoh cung cấp scan quét ảnh chất lượng cao với các công cụ làm sạch hình ảnh hàng đầu trong ngành.
PaperStream được thiết kế dành cho mọi người dùng với giao diện đơn giản, điều hướng trực quan và các hồ sơ sẵn sàng dể dàng sử dụng.
Ưu điểm vượt trội của PaperStream:
✅ Tự động cải thiện chất lượng hình ảnh: Làm sạch nền, tăng độ tương phản, loại bỏ nhiễu và bóng mờ.
✅ Nhận dạng ký tự chính xác hơn: Tối ưu cho OCR, giúp trích xuất văn bản rõ ràng, phục vụ lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng.
✅ Tự động phân loại và định hướng tài liệu: Phát hiện chiều đúng của giấy, bỏ trang trắng, phân tách tài liệu tự động.
✅ Tích hợp dễ dàng với phần mềm quản lý tài liệu: Kết nối nhanh với các hệ thống
Ứng dụng thực tế:
📂 Ngân hàng: Quét chứng từ, giấy tờ vay vốn, sao kê.
🏥 Y tế: Số hóa hồ sơ bệnh án, bảo hiểm.
🏢 Doanh nghiệp: Lưu trữ hợp đồng, hóa đơn, phiếu chi nội bộ.
🏛️ Cơ quan nhà nước: Quản lý văn bản hành chính, hồ sơ công dân
THAM KHẢO VÀ TẢI XUỐNG CÁC PHẦN MỀM PAPERSTREAM
PaperStream ClickScan
PaperStream Quick Scan là một phần mềm được phát triển bởi Fujitsu (hiện tại Ricoh đã mua lại), đi kèm với các dòng máy quét của hãng như fi Series hoặc SP Series. Phần mềm này có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, giúp người dùng nhanh chóng quét tài liệu và xuất ra các định dạng phổ biến như PDF, JPEG, TIFF… mà không cần thiết lập phức tạp.
Các ứng dụng chính của phần mềm PaperStream Quick Scan:
Quét nhanh tài liệu hàng ngày
- Giao diện trực quan cho phép người dùng chỉ cần nhấn 1 nút là có thể quét tài liệu.
- Phù hợp với người dùng không chuyên về công nghệ.
Lưu file định dạng phổ biến
- Hỗ trợ lưu tài liệu sau khi quét dưới các định dạng: PDF, JPEG, TIFF, BMP…
- Có thể chọn chế độ PDF có thể tìm kiếm được (Searchable PDF) nếu kèm theo phần mềm OCR.
Gửi tài liệu sau khi quét đến nhiều nơi
- Tự động gửi tài liệu qua Email, lưu vào thư mục chỉ định, hoặc tải lên đám mây.
- Kết nối với các hệ thống quản lý tài liệu (DMS) khi cần.
Cấu hình phím tắt – One Touch Scan
- Gán tác vụ cụ thể cho nút bấm trên máy quét (Scan to Email, Scan to Folder…).
- Tiết kiệm thời gian và thao tác trong công việc văn phòng.
Tối ưu chất lượng hình ảnh
- Kết hợp với công nghệ PaperStream IP, giúp tự động:
- Làm sạch nền (background),
- Căn chỉnh văn bản nghiêng (deskew),
- Loại bỏ trang trắng, nhận diện màu…
🔹 Ưu điểm khi dùng PaperStream Quick Scan:
-
Miễn phí khi mua máy quét của Ricoh.
-
Không cần kỹ năng kỹ thuật cao để sử dụng.
-
Thiết lập nhanh chóng – phù hợp môi trường văn phòng, ngân hàng, bệnh viện…
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm PaperStream Quick Scan để bạn dễ dàng quét và lưu tài liệu:
🔧 Bước 1: Cài đặt phần mềm
Nếu bạn chưa cài phần mềm:
Truy cập website chính thức của Ricoh:
👉 https://www.pfu-asia.ricoh.com/vn/drivers-software-downloads/
Tải về phần mềm PaperStream Quick Scan tương thích với dòng máy bạn đang dùng (fi-7xxx, fi-8xxx, SP series…).
Cài đặt như phần mềm thông thường.
📄 Bước 2: Mở phần mềm
Sau khi cài xong, mở PaperStream Quick Scan từ màn hình Desktop hoặc Start Menu.
Cắm máy quét vào máy tính và đảm bảo máy quét đã bật.
🚀 Bước 3: Quét tài liệu
1. Chọn Profile (Cấu hình quét)
Bạn sẽ thấy các profile mẫu như:
- Scan to PDF
- Scan to Folder
- Scan to Email
Chọn profile phù hợp với nhu cầu → Nhấn Start Scanning hoặc nút Scan.
2. Cài đặt cấu hình (nếu cần)
Nhấn nút Edit Profile để:
- Chọn định dạng đầu ra: PDF, JPEG, TIFF…
- Thiết lập độ phân giải: 200dpi, 300dpi…
- Lưu file vào đâu (thư mục chỉ định)
- Chọn chế độ màu: Màu / Thang xám / Đen trắng
📥 Bước 4: Lưu và xử lý sau khi quét
- Sau khi quét xong, phần mềm sẽ tự động:
- Hiển thị bản quét trên màn hình
- Lưu file vào thư mục được chọn
- Hoặc đính kèm file vào email (nếu bạn chọn Scan to Email)
🎯 Tính năng nâng cao (nếu cần):
- Tự động xoay văn bản nếu tài liệu bị lệch.
- Xoá nền mờ hoặc dấu vết mực.
- Tách trang trắng tự động.
- Đặt tên file tự động theo thời gian hoặc mẫu định trước.
✅ Lưu ý khi sử dụng
- Đảm bảo máy quét đã được nhận driver PaperStream IP (có thể kiểm tra trong phần mềm hoặc Device Manager).
- Nếu cần OCR (PDF có thể tìm kiếm), hãy bật tính năng OCR nếu phần mềm hỗ trợ.
- Có thể thiết lập nút cứng trên máy quét để thực hiện lệnh quét nhanh (Scan button).
xem đầy đủ thông số
Máy quét được hỗ trợ
-
Nhóm làm việc:
fi-8040 / fi-70F / fi-8170 / fi-8270 / fi-8150 / fi-8250 / fi-7300NX / fi-800R / SP-1425 / SP-1130N / SP-1125N / SP-1120N -
Cấp phòng ban:
fi-8190 / fi-8290 / fi-7480 / fi-7460 -
Sản xuất:
fi-8950 / fi-8930 / fi-8820 / fi-7900 / fi-7800 / fi-7700 / fi-7700S / fi-7600 -
Ngừng sản xuất:
fi-7030 / fi-7180 / fi-7280 / fi-7160 / fi-7260 / fi-7140 / fi-7240 / fi-65F / SP-1130 / SP-1125 / SP-1120
Ngôn ngữ
Tiếng Nhật, Tiếng Anh, Tiếng Pháp, Tiếng Đức, Tiếng Ý, Tiếng Tây Ban Nha, Tiếng Trung (giản thể), Tiếng Trung (phồn thể), Tiếng Nga, Tiếng Hàn, Tiếng Bồ Đào Nha (Brazil), Tiếng Ả Rập và Tiếng Thổ Nhĩ Kỳ
Trình điều khiển máy quét tương thích
PaperStream IP 3.0.1 hoặc mới hơn (TWAIN)
Chức năng quét
Quét đơn giản, Quét tức thì (Ad-hoc Scan)
Đích đến
-
Tiêu chuẩn:
Thư mục cục bộ, Email (thông qua ứng dụng email), In, Liên kết đến ứng dụng -
Tùy chọn:
Dịch vụ đám mây (Microsoft SharePoint Online / Microsoft OneDrive / Google Drive / Dropbox), Email (thông qua máy chủ SMTP), Fax qua Internet (thông qua máy chủ SMTP)
Định dạng tệp đầu ra
PDF, PDF có thể tìm kiếm, PDF được bảo vệ bằng mật khẩu, JPEG, TIFF (một trang / nhiều trang), BMP, Word, Excel, PowerPoint
Hệ điều hành được hỗ trợ
Windows 11, Windows 10
Yêu cầu phần cứng
-
CPU: Bộ xử lý Intel hoặc tương thích với Intel
-
Độ phân giải màn hình: 1024×768 pixel hoặc cao hơn, 65.536 màu hoặc nhiều hơn
-
Dung lượng đĩa: 10 GB trở lên
PaperStream Capture
4. Quy trình sử dụng cơ bản
Bước 1: Mở phần mềm PaperStream Capture
- Chọn chế độ “Simple” hoặc “Batch” (dành cho quét số lượng nhiều)
Bước 2: Tạo Profile (Job)
- Đặt tên Job → Cấu hình thông số → Chọn nơi lưu → Chọn loại file
Bước 3: Tiến hành quét
- Đặt tài liệu vào khay nạp (ADF)
- Nhấn nút Scan → Phần mềm sẽ quét theo cấu hình đã chọn
Bước 4: Xem lại và chỉnh sửa
- Có thể xoay, xóa trang, chia bộ tài liệu, đặt lại tên file thủ công nếu cần
Bước 5: Xuất tài liệu
- File sẽ được lưu đúng định dạng và thư mục bạn chỉ định
- Tài liệu có thể được nạp lên phần mềm quản lý (DMS)
🧠 6. Ưu điểm nổi bật
| Ưu điểm | Mô tả |
|---|---|
| Giao diện chuyên nghiệp | Có hỗ trợ người mới lẫn người dùng nâng cao |
| Tích hợp PaperStream IP | Cho chất lượng ảnh tối ưu |
| Tự động hóa toàn bộ quy trình số hóa | Tiết kiệm thời gian xử lý tài liệu |
| Miễn phí với máy quét Ricoh | Không cần trả thêm phí phần mềm |
🔹 PaperStream Capture là phần mềm quét tài liệu chuyên nghiệp, đi kèm miễn phí với máy quét Fujitsu.
🔹 Được thiết kế để:
- Quản lý quy trình quét theo lô (batch scanning)
- Tối ưu hóa chất lượng ảnh quét
- Tích hợp OCR (nhận diện văn bản) và phân loại tài liệu tự động
✅ Phù hợp cho văn phòng, ngân hàng, bệnh viện, cơ quan nhà nước, nơi có nhu cầu số hóa nhiều tài liệu mỗi ngày.
🧩 2. Ứng dụng thực tế của PaperStream Capture
| Ứng dụng | Mô tả |
|---|---|
| 📁 Quét tài liệu số lượng lớn | Quét liên tục hàng trăm/thậm chí hàng nghìn trang/lần |
| 🧾 Phân loại tài liệu tự động | Dựa vào barcode, mã patch, hoặc vị trí văn bản |
| 🔍 Tạo file PDF có thể tìm kiếm (Searchable PDF) | Dễ tra cứu nội dung sau khi quét |
| 🗂️ Lưu và xuất tài liệu vào hệ thống | Tự động lưu theo thư mục, tên file được đặt theo quy tắc |
| 📌 Tích hợp với hệ thống quản lý tài liệu (DMS) | Đồng bộ file, chỉ mục và cấu trúc tài liệu vào phần mềm DMS |
⚙️ 3. Các tính năng chính của PaperStream Capture
✅ Tạo nhiều “Job/Profile” cho từng mục đích:
- Scan hợp đồng, hóa đơn, phiếu thu, hồ sơ khách hàng…
- Mỗi Job có thể:
- Định nghĩa kích thước giấy, chế độ màu, độ phân giải
- Chọn định dạng file: PDF, TIFF, JPEG…
- Tự động đặt tên file theo ngày/giờ hoặc barcode
✅ Hỗ trợ xử lý ảnh nâng cao:
- Xóa trang trắng, căn chỉnh nghiêng (auto deskew)
- Làm sạch nền (remove background)
- Tự động xoay văn bản
✅ Hỗ trợ OCR:
- Nhận dạng chữ (văn bản) từ hình ảnh → tạo file PDF có thể tìm kiếm
- Có thể nhận diện nhiều ngôn ngữ (bao gồm tiếng Việt)
✅ Quét theo lô (Batch Scanning):
- Tự động chia tài liệu theo:
- Số trang
- Patch code (tài liệu phân trang)
- Mã vạch
Dưới đây là hướng dẫn sử dụng PaperStream Capture
🟢 1. Mở phần mềm & Chọn chế độ quét
- Khởi động PaperStream Capture từ Start Menu.
- Bạn sẽ thấy hai chế độ chính:
- Simple Scan: cho quét nhanh, dễ dùng.
- Batch Scan: dùng cho lô lớn, tích hợp xử lý hậu kỳ.
Hình đầu tiên trong carousel thể hiện danh sách tài liệu sau khi quét
🛠️ 2. Cấu hình Profile (Công việc quét)
- Vào menu → Configure Profiles → nhấn + để tạo profile mới
- Trong tab Name đặt tên và mô tả, chọn icon, hotkey phù hợp.
- Source: chọn driver (TWAIN/ISIS) và máy quét.
- Chọn Scanner Driver Profile để chỉnh PaperStream IP: độ phân giải, chế độ màu, deskew, cleanup,.
📸 3. Quét & Duyệt lại hình ảnh
Nhấn Scan hoặc Scan & Index (nếu đang dùng Pro). Máy sẽ nạp và quét lô tài liệu.
Hình thứ hai trong carousel cho thấy quy trình xem trước ảnh sau khi quét
Tại đây bạn có thể xoay, crop, xóa trang trắng, hoặc chỉnh metadata nếu dùng các tùy chọn nâng cao.
💾 4. Hoàn tất (Output)
-
Nhấn Complete Batch để lưu tài liệu. Tùy profile, file sẽ được xuất dưới dạng PDF/JPEG/TIFF; có thể là Searchable PDF nếu bật OCR.
-
Hình thứ tư trong carousel mô tả việc chọn vị trí lưu và xuất file.
🔧 5. Tính năng nâng cao của Capture Pro
-
Meta-data & OCR vùng cố định: Thu thập dữ liệu kiểu barcode, nhập liệu tự động .
-
Multi-station & Server lưu trữ chung: Phù hợp môi trường nhiều người dùng .
-
Patch-code hoặc barcode để tách tài liệu tự động trong lô quét.
-
Image Check & thông báo cải thiện cấu hình: Hỗ trợ chất lượng ảnh tốt hơn
xem đầy đủ thông số
Tên sản phẩm
| Danh mục | PaperStream Capture | PaperStream Capture Pro | PaperStream Capture Pro Premium |
|---|---|---|---|
| Máy quét được hỗ trợ | |||
| Nhóm làm việc | fi-8040/fi-70F/fi-8170/fi-8270/fi-8150/fi-8250/fi-7300NX/fi-800R/SP-1425/SP-1130N/SP-1125N/SP-1120N | Giống bên trái | Giống bên trái |
| Phòng ban | fi-8190/fi-8290/fi-7480/fi-7460 | Giống bên trái | Giống bên trái |
| Sản xuất khối lượng thấp | fi-7700/fi-7700S/fi-7800 | Không hỗ trợ (NA) | fi-7700/fi-7700S/fi-7800 |
| Sản xuất khối lượng trung bình | fi-8950/fi-8930/fi-8820/fi-7900/fi-7800 | Không hỗ trợ (NA) | fi-8950/fi-8930/fi-8820/fi-7900/fi-7800 |
| Ngừng sản xuất | fi-7030/fi-7180/fi-7280/fi-7160/fi-7260/fi-7140/fi-7240/fi-65F/SP-1130/SP-1125/SP-1120/fi-6400/fi-6240Z/fi-6130Z/fi-6230Z/fi-6110/fi-5530C2/fi-5900C/fi-6800/fi-6400/fi-6770/fi-6750S/fi-6670 | Giống bên trái | Giống bên trái |
Thiết bị TWAIN khác
-
PaperStream Capture: Không hỗ trợ (NA)
-
Capture Pro: Hỗ trợ thiết bị giới hạn
-
Premium: Không giới hạn
Ngôn ngữ OCR được hỗ trợ
| Loại ký tự | Ngôn ngữ hỗ trợ |
|---|---|
| Ký tự in (Printed character) | Tiếng Anh, Pháp, Tây Ban Nha, Đức, Ý, Bồ Đào Nha (Brazil), Nga, Nhật, Hàn, Trung Quốc (Giản thể/Phồn thể), Thổ Nhĩ Kỳ, Ả Rập, Hy Lạp, Việt, Thái, Indonesia, Thụy Điển, Hà Lan, Ba Lan, Séc, Romania, Do Thái, Ukraina, Đan Mạch, Nauy, Hungary, Phần Lan |
| Chữ viết tay in hoa (Handwritten block letters) | Không hỗ trợ trên PaperStream Capture Hỗ trợ Tiếng Anh, Pháp, Tây Ban Nha, Đức, Ý, Nhật trên Pro & Premium |
Trình điều khiển máy quét (Scanner Driver)
-
PaperStream IP TWAIN
-
PaperStream IP ISIS™ (chỉ trên PaperStream Capture)
Tách tài liệu (Document Separation)
| Tính năng | Hỗ trợ trên các phiên bản |
|---|---|
| Trang trắng (1 mặt / 2 mặt) | Có |
| Đếm số trang | Có |
| OCR theo vùng | Có |
| Mã bản vá (Patch code) | Có |
| Mã vạch (1D / 2D) | Có |
| Nhấn Ctrl | Có |
| Biểu mẫu cụ thể | Có |
| Tài liệu cụ thể (Trình điều khiển máy quét hoặc chọn hồ sơ tự động) | Có |
Đích đến khi quét (Service Destinations)
| Danh mục | PaperStream Capture | PaperStream Capture Pro |
|---|---|---|
| Tiêu chuẩn | – Thư mục – Thư mục mạng – SharePoint – SharePoint Online – FTP – SFTP (FTPS) – Email (ứng dụng email) – In – Ứng dụng khác |
Giống như PaperStream Capture |
| Tùy chọn | Không hỗ trợ | – Dịch vụ đám mây (Microsoft OneDrive, Dropbox, Google Drive) – Email (SMTP server) – Fax qua Internet (qua SMTP server) |
2. Định dạng tệp đầu ra (Output File)
-
BMP, TIFF (một trang / nhiều trang), JPEG
-
PDF, PDF có thể tìm kiếm
-
PDF/A (1a, 1b), PNG, RTI*
-
Word*, Excel*, PowerPoint*
3. Tệp chỉ mục đầu ra (Output Index File)
-
XML
-
CSV
-
TXT
4. Dữ liệu nâng cao (Enriched Data)
| Loại | PaperStream Capture | PaperStream Capture Pro |
|---|---|---|
| Theo trang | – Mã vạch (1D/2D) – OCR theo vùng – Hộ chiếu – Thẻ ID (1D và 2D) |
– Mã vạch (1D/2D) – OCR theo vùng – Pin thẻ ID – Hệ thống – Danh sách kiểm tra – Kiểm toán người vận hành – Kết hợp – Tách – Chèn dữ liệu JSON – Giá trị JSON – Thẻ ID (1D và 2D) |
| Theo biểu mẫu | – Mã vạch (1D/2D) – OCR theo vùng |
– Mã vạch (1D/2D) – OCR theo vùng – Giá trị khóa (so sánh với danh sách chính) |
5. Trích xuất dữ liệu (Tối đa hỗ trợ)
| Loại | PaperStream Capture | PaperStream Capture Pro |
|---|---|---|
| Theo trang | 20 | 20 (Cài đặt cơ bản) 150 (Cài đặt nâng cao) |
| Theo tác vụ (job) | 1 | 1 (Cài đặt cơ bản) 150 (Cài đặt nâng cao) |
6. Chỉ mục (Indexing)
-
Theo trang / tài liệu / biểu mẫu
7. Quy tắc xử lý (Field Rule)
-
PaperStream Capture: Không hỗ trợ
-
PaperStream Capture Pro: Có hỗ trợ
8. Số lượng biểu mẫu tối đa (Form Registration)
-
PaperStream Capture: 1.000 biểu mẫu
-
PaperStream Capture Pro: Không giới hạn
9. Chức năng khác (Other Functions)
| PaperStream Capture | PaperStream Capture Pro | |
|---|---|---|
| Quét hỗ trợ | Có | Có |
| Nhập dữ liệu / ASC | Không | Có |
| Quét nhiều đầu vào | Không | Có |
10. Hệ điều hành hỗ trợ (Supported Operating System)
-
Windows 11, 10
-
Windows Server 2016 trở lên
-
Windows Server 2012 R2 trở lên
11. Yêu cầu phần cứng (Hardware Requirements)
| Hạng mục | Yêu cầu |
|---|---|
| Độ phân giải màn hình | PaperStream Capture: 1024 x 768 trở lên PaperStream Capture Pro: 1280 x 1024 trở lên, 65.536 màu |
| Dung lượng ổ đĩa | 10 GB trở lên |
12. Phần mềm yêu cầu (Software Requirements)
| Phiên bản | Yêu cầu |
|---|---|
| PaperStream Capture | Microsoft .NET Framework 4.7.2 trở lên |
| PaperStream Capture Pro | Microsoft .NET Framework 4.7.2 trở lên Internet Information Services (IIS) 10.0 trở lên |
